Мониторинг системы в Smartis: как убедиться в достоверности данных из интеграций

Мониторинг системы в Smartis: как убедиться в достоверности данных из интеграций

Достоверные данные – это основа для принятия маркетинговых решений. Распределять бюджеты, медиапланироваться и запускать рекламные кампании без опоры на них – как в море без компаса. Поэтому застройщику важно следить за тем, чтобы информация, которая передается из рекламных кабинетов в систему аналитики была верной.

В компании могут меняться бизнес-процессы, сотрудники, доступы, UTM-разметка, агентства, доступы поэтому интеграции с сервисами могут давать сбои, а данные собираться неполно.

Здесь на помощь приходит мониторинг системы в Smartis. Он позволяет отслеживать, все ли данные из подключенных сервисов корректно передаются в аналитику. Это как внутренний аудит, который подтверждает, что перед вами реальная картина без искажений. Достоверность данных выше 97% — гарантия того, что информация в Smartis актуальна и ей можно доверять.

Мониторинг также помогает оперативно замечать и исправлять проблемы с интеграциями. Если застройщик видит снижение точности данных по какому-либо сервису, у него есть возможность быстро принять меры и вернуть показатели в норму.

Рассказываем подробнее, как работает мониторинг системы в Smartis, для чего он полезен и как с его помощью держать достоверность данных под контролем.

Мы разделили статью на две части:

  • Часть 1, общеобразовательная – как устроен мониторинг данных в Smartis.
  • Часть 2, специальная – как работать с данными. Для техников и аналитиков, которые самостоятельно работают с данными.

Часть 1.

Как устроен мониторинг системы в Smartis

Мониторинг системы позволяет отслеживать, насколько полно Smartis собирает информацию из подключенных источников, и сравнивать ее с данными, доступными через API этих сервисов. Доступ к разделу можно получить по ссылке https://my.smartis.bi/admin/monitoring в облачной версии, либо через меню «Администрирование» → «Мониторинг системы».

Информация в разделе представлена в разбивке по дням и сервисам/интеграциям. Это позволяет быстро оценить общую ситуацию с достоверностью данных и выявить потенциальные проблемы. Высокая достоверность (97% и выше выделяется зеленым цветом) говорит о том, что данные в Smartis актуальны и их можно использовать для анализа и принятия решений. 90-96% окрашены желтым цветом, а все что ниже – красным и сигнализирует о том, что данные надо перепроверить.

Как пользоваться функционалом

  • Средняя достоверность по всем сервисам клиента отображается в строке «Достоверность». Кликнув по ней, вы можете увидеть средний показатель по каждому сервису на текущий момент.
  • Рядом с комментариями по сервисам, в которых обнаружены ошибки, отображается знак «…». При наведении курсора на этот знак, открывается список статусов или ошибок.

Архивные и удаленные интеграции не учитываются при расчете достоверности. Достоверность по удаленным аккаунтам выделяется серым цветом.

  • Анализ достоверности по сервисам начинается с выбора интересующего периода в правом верхнем углу (максимальный период – 180 дней).
  • В столбце «Сервисы» перечислены все сервисы, с которыми у вас настроены интеграции. Напротив каждого указана средняя достоверность за каждый день. Показатель рассчитывается на основе данных всех подключенных интеграций с сервисом. Например, если подключено 5 интеграций с Яндекс.Директ, то в строке напротив «Яндекс.Директ» будет отображаться средняя достоверность по всем 5 интеграциям.
  • Если кликнуть на день в строке достоверности сервиса, справа на странице откроется детальная информация. Здесь количество интеграций с сервисом и статусы по подсчету достоверности (только для Яндекс.Директ).
  • Клик по названию сервиса открывает меню с информацией об активны интеграциях, синхронах по этому сервису и окном обновления данных.
  • Для просмотра достоверности по отдельным интеграциям в каждом сервисе нажмите на иконку стрелки слева от названия сервиса. Откроется список интеграций с возможностью просмотра данных по каждой из них.
  • Клик по дню в строке достоверности интеграции показывает детали: общий процент достоверности по этой интеграции, разбивку по сущностям, дату последнего обновления достоверности по каждой сущности, количество данных в Smartis и количество данных в API внешней системы.
  • Название интеграции, выделенное красным шрифтом, сигнализирует о наличии ошибки, из-за которой данные по ней не поступают. В списке интеграций не отображаются: удаленные интеграции, интеграции, находящиеся в архиве, а также интеграции, по которым еще ни разу не получали данные.
  • Клик на название интеграции открывает справа меню с информацией о ней, окном для обновления данных и информацией о синхронах.

В информации о синхронах есть полезный пункт – «Запуск». Он показывает периодичность с которой появляются новые данные.

Автоматический контроль достоверности

Каждый день в 7:00 и 19:00 система автоматически запускает проверку достоверности данных по всем сервисам и интеграциям всех клиентов. Анализируются данные за последние 30 дней (для некоторых сервисов, например Яндекс.Директ, период проверки может быть больше).

Если достоверность по какому-либо элементу (звонки, заявки, чаты, сделки и т.д.) ниже 99,9%, система начинает обновлять данные автоматически. Обновление происходит пять раз с момента обнаружения проблемы: через час, через 12 часов, через сутки и так далее. Если после пяти попыток достоверность не достигла 99,9%, система прекращает автоматическое обновление, тогда рекомендуем обратиться к своему менеджеру Smartis.

Автоматический контроль достоверности не обрабатывает интеграции, находящиеся в архиве. Также существуют ситуации, которые этот механизм не способен исправить, например, дни с пустой достоверностью, интеграции с ошибкой доступа, отключенные интеграции, интеграции с устаревшим токеном и некоторые частные случаи.

Статус работы автоматического контроля достоверности можно отслеживать в интерфейсе Smartis. В разделе «Мониторинг системы» рядом с каждой интеграцией отображается символ, указывающий на статус: «песочные часы»  — обновление в процессе, "!" – автоматическое обновление завершено, но достоверность осталась низкой.

Часть 2. Что делать при низкой достоверности сервиса?

Если вы заметили, что достоверность по какому-либо сервису в Smartis низкая, это  можно исправить. Вот несколько шагов:

1. Проверьте активность интеграций. Убедитесь, что все необходимые интеграции для данного сервиса активны и не содержат ошибок. Для этого кликните на название сервиса в разделе «Мониторинг системы»  — вы увидите список интеграций и их статусы. Если интеграция подсвечена красным, значит, в ней есть ошибка. В этом случае ее необходимо переподключить или обновить.

2. Проверьте статус автоматического контроля. Если проблема с достоверностью наблюдается в конкретные дни, раскройте список интеграций сервиса и посмотрите статус автоматического контроля обновлений. Если вы видите значок "!", это означает, что автоматика больше не будет пытаться обновить данные. Значок «песочные часы» говорит о том, что автоматика еще работает, и нужно немного подождать.

3. Обновите данные вручную. Если в проблемном дне отображается значок "!", попробуйте обновить данные за этот день вручную. Для этого выберите нужный день и запустите обновление данных + достоверности. Дождитесь завершения процесса и проверьте, изменилась ли достоверность.

4. Проанализируйте проблемные сущности. В разделе «Мониторинг системы» вы можете увидеть подробную информацию о достоверности в разбивке по сущностям. Возможно, проблема затрагивает не все сущности, а только некоторые из них. В таком случае можно точечно обновить данные.

5. Сверьте данные в отчете. Если достоверность низкая, потому что «у нас» данных больше, чем «всего», проверьте соответствующий отчет в системе. Если в отчете количество данных совпадает со строкой «всего», то достаточно обновить только достоверность, без обновления данных.

6. Проверьте наличие ошибок в мониторинге. При обновлении достоверности обращайте внимание на наличие ошибок в мониторинге. При нажатии на конкретный день с достоверностью 0 справа появится окно с информацией об ошибке. Отправьте текст ошибки менеджеру Smartis для уточнения проблемы.

Ручное обновление: зачем нужно и как использовать

Эта функция позволяет самостоятельно обновлять данные из интегрированных систем и пересчитывать показатели достоверности, когда автоматическая система не справляется или нужно быстро получить актуальные данные.

Когда нужно ручное обновление:

  • Подключение новой интеграции для получения данных за прошлые периоды.
  • Исправление ошибок, когда автоматическая система не смогла исправить низкую достоверность. Ручное обновление позволяет точечно перезагрузить данные и проверить, устранена ли проблема.
  • Оперативное обновление информации по конкретным сущностям за выбранный период.

Как это работает:

Функция доступна как для отдельных сервисов, так и для интеграций. Её можно запустить через раздел «Мониторинг системы», выбрав сервис или конкретный день в строке достоверности.

Можно указать период обновления и конкретные сущности. Если ничего не выбрано, система обновит данные по всем сущностям. Важно: рекомендуем обновлять данные поэтапно, например, по месяцам, особенно при работе с большими периодами. Это упростит процесс отладки в случае возникновения ошибок.

Варианты обновления:

  • Обновление достоверности (без обновления данных): подходит для случаев, когда данные в системе полные, но достоверность отображается некорректно.
  • Обновление достоверности + данные: используется, когда необходимо полностью перезагрузить данные из интегрированной системы и пересчитать показатели достоверности.

После запуска ручного обновления данные добавляются в очередь. Статус обновления можно отслеживать по специальной иконке. В процессе обновления в мониторинге по выбранным дням будет отображаться иконка круговых стрелок.

По завершении операции статус изменится на «Данные: завершено, Достоверность: завершено». Это означает, что данные успешно обновлены (если было выбрано обновление данных + достоверность) и показатели достоверности за выбранный период пересчитаны.

При обновлении данных по CRM-интеграциям система автоматически выстраивает определенный порядок обновления сущностей, чтобы избежать появления контактов в системе позже связанных с ними сделок, визитов или бронирований. Сначала обновляются контакты, затем  — остальные сущности и справочники.